El miedo número uno al cambiar de software de flotas son los datos, y tiene una solución concreta: un importador que lee la exportación de tu sistema actual y mapea sus columnas a las de CUBIO, sin re-teclear nada. Años de clientes, tarifas y reservas no se pierden por migrar; se pierden por migrar mal, que es distinto y evitable.
Los datos pesan más que el precio
Cuando un operador lleva años con el mismo programa, lo que le ata rara vez es el cariño al programa. Dentro hay una vida entera: fichas de clientes con sus manías apuntadas, tarifas negociadas hace tres veranos, reservas futuras ya confirmadas para agosto. Cambiar de sistema con eso dentro se parece a mudarse de casa con el camión en marcha.
La buena noticia es que casi todos los sistemas, hasta los más veteranos, saben exportar a CSV o Excel. Y con una exportación en la mano, el problema cambia de tamaño: ya no es "sacar mi vida de ahí", es "colocar estas columnas en su sitio".
Así funciona el mapeo de columnas
Tu exportación dirá cosas como "F. recogida", "Pax" u "Origen". CUBIO no puede adivinar que "F. recogida" es la fecha del servicio, así que se lo dices una vez: esta columna es la fecha, esta el número de pasajeros, esta la dirección de origen. Ese emparejamiento es el mapeo, se hace desde el propio importador y solo se define una vez por tipo de fichero.
Un consejo de veterano: no empieces por el fichero gordo. Prueba primero con veinte filas, revisa que cada dato aterrizó donde debía (la hora con su hora, el importe con sus decimales) y solo entonces lanza el resto. Veinte filas mal mapeadas se corrigen en cinco minutos; cinco mil, en una tarde amarga.
Histórico o vivo: no todo merece cruzar
Aquí conviene pensar antes de importar. Lo vivo cruza siempre: clientes activos, tarifas vigentes, reservas futuras, vehículos, conductores. Es lo que necesitas para operar el lunes.
Con el histórico, sé selectivo. Los servicios de hace cinco años rara vez justifican el esfuerzo de limpieza; suelen estar mejor como archivo consultable en frío. Y las facturas ya emitidas tienen su propia lógica: pertenecen a la numeración del sistema viejo y ahí deben quedarse conservadas, mientras que en CUBIO estrenas serie, sin huecos y con cada factura contabilizada desde la primera. Los plazos de conservación del sistema antiguo, confírmalos con tu asesoría antes de cancelar ninguna suscripción.
Una semana realista
Con la exportación lista, el plan que solemos recomendar cabe en una semana laboral:
- Lunes: exporta todo del sistema viejo y limpia lo obvio (duplicados, clientes muertos, tarifas caducadas).
- Martes: importa clientes y tarifas con su mapeo; revisa una muestra a mano.
- Miércoles: importa reservas futuras, flota y equipo, y configura los permisos de cada persona.
- Jueves: opera el día en los dos sistemas a la vez y compara resultados por la tarde.
- Viernes: decide. Si el paralelo cuadró, el viejo pasa a solo consulta.
Alguna flota necesitará más días de paralelo, sobre todo si hay muchos canales entrando a la vez, y no pasa nada. El plan es una vara de medir, no una promesa; lo que no debería pasar es que la migración se convierta en un proyecto de seis meses que nadie termina.
El drama es opcional
La migración tiene fama de trauma porque durante años lo fue: semanas de re-tecleo, datos perdidos, operadores maldiciendo. Con un importador con mapeo de columnas, el trabajo duro se concentra en un par de días y el resto es verificar. Lo que viene después de la importación (canales, parser de correos, primeros días de rodaje) lo contamos en qué pasa en las dos primeras semanas, y si todavía estás comparando opciones, esta guía de software de gestión de flotas te sitúa el terreno.
Si quieres quitarte el miedo con datos reales, tráenos una exportación de tu sistema actual y te enseñamos el mapeo hecho sobre tus propias columnas.