Las liquidaciones de Cabify para flotas son documentos por periodo: agrupan los servicios de un intervalo de fechas con sus importes y sus comisiones, y la única forma de fiarse de ellas es cruzarlas contra los servicios que tu flota hizo de verdad. Hacerlo a mano es una tarde perdida cada periodo. Automatizado, un vistazo.
Un modelo documental con su propia lógica
Cada plataforma de ride-hailing documenta el dinero a su manera. Uber gira en torno a la factura por pasajero, con la liquidación como comprobante, un modelo que explicamos en cómo facturar los servicios de Uber siendo flota. Cabify trabaja con liquidaciones por periodo: un documento que recoge lo ocurrido en ese intervalo y sobre el que se articula la relación económica con la flota.
Ninguno de los dos modelos es mejor ni peor. Lo que no funciona es tratarlos igual, porque los documentos que esperas recibir y lo que tienes que comprobar en cada uno son distintos. Buena parte de los líos contables de las flotas multiplataforma nacen justo ahí, de aplicar la lógica de una plataforma a los papeles de la otra.
Qué revisar en cada liquidación
Cuando llega una liquidación de Cabify, hay cinco comprobaciones que merecen la pena:
- El periodo. Que las fechas del documento cuadren con lo esperado y no haya servicios de un periodo colándose en el siguiente.
- El número de servicios. Los que Cabify liquida contra los que tu sistema dice que hiciste. Si tu flota hizo 412 y la liquidación trae 407, esos cinco tienen que aparecer.
- Las comisiones. Que el porcentaje aplicado sea el pactado, servicio a servicio, no solo en el total.
- Cancelaciones y ajustes. Es donde suelen vivir las sorpresas, en importes pequeños que nadie mira.
- El neto final. Que lo que te van a ingresar sea el resultado de todo lo anterior, sin restos inexplicables.
Cinco comprobaciones sencillas de enunciar y pesadas de ejecutar, que es exactamente el perfil de tarea que conviene automatizar.
Por qué a mano no escala
Pongamos una flota con 30 coches en Cabify y unos 900 servicios por periodo. Revisar eso en una hoja de cálculo son horas de exportar, ordenar y buscar diferencias, y aun así el ajuste de 3,40 € se escapa, porque el ojo humano perdona lo pequeño cuando lleva doscientas filas. El problema es que veinte errores pequeños al mes son un error grande al año, y para entonces nadie recuerda de qué liquidación salió cada uno.
La consecuencia práctica es que muchas flotas dejan de revisar y firman lo que llega. No por confianza, sino por agotamiento.
La conciliación automática de CUBIO
CUBIO cruza cada liquidación de Cabify contra los servicios y las comisiones registrados en la plataforma, de forma automática y con la lógica documental propia de Cabify, que no es la de Uber. Lo que cuadra se concilia solo. Lo que no cuadra sale a la superficie con nombre, fecha e importe, que es la diferencia entre resolver una discrepancia en cinco minutos y discutirla tres semanas después con la memoria en contra.
Detrás está el circuito contable completo: cada documento con su asiento, un botón de "Ver asientos" para seguir el rastro de cualquier importe hasta su origen, y exportación a A3, Holded y Sage sin re-teclear, con un portal específico para tu gestoría. El planteamiento general, con las dos plataformas juntas, lo contamos en liquidaciones de Uber y Cabify conciliadas.
Un apunte prudente para cerrar el círculo: cómo encaja el modelo documental de Cabify en tus obligaciones fiscales concretas es una conversación para tu asesoría. Lo que CUBIO garantiza es que, cuando la tengas, los números estén cruzados, cuadrados y trazables.
Empieza por la próxima liquidación
No hace falta reconstruir el histórico para notar la diferencia. Concilia la próxima liquidación que te llegue con la facturación de CUBIO y compara el rato que te lleva con lo que te costaba a mano. Si prefieres verlo antes con datos de ejemplo, pide una demo y tráete tu última liquidación impresa.