Implantar CUBIO lleva, siendo realistas, unas dos semanas: los primeros días se van en importar datos y montar la estructura, los siguientes en conectar canales y dinero, y los últimos en convivir con el sistema antiguo hasta que te fíes del nuevo. Quien te prometa un cambio de software "en una mañana" o te está vendiendo humo o tiene un concepto muy generoso de la palabra "cambio".
Días uno a tres: datos y estructura
Todo empieza por la importación. Exportas clientes, tarifas, reservas futuras y flota de tu sistema actual, y el importador de CUBIO mapea las columnas de tus ficheros a su sitio; el detalle fino de ese proceso, con plan día a día incluido, está en así funciona el importador.
En paralelo se monta la estructura: vehículos con su documentación, garajes o bases, y el equipo. Aquí hay una decisión que conviene tomar pronto y no "cuando haya un rato": los permisos. Dar de alta a cada persona con su plantilla de rol (operador, administración, conductor) cuesta minutos y evita que durante la implantación todo el mundo sea administrador por comodidad. En permisos a medida explicamos por qué ese atajo sale caro.
Al final del tercer día deberías poder abrir la vista de montaje y reconocer tu operación: tus coches en columnas, tus servicios de mañana en bloques.
La primera semana ya se nota: el parser
Si hay un momento en que el equipo deja de mirar el sistema nuevo con desconfianza, suele ser este. Se conecta un buzón dedicado y las confirmaciones de las OTAs (Booking.com, Suntransfers, Hotelbeds) empiezan a convertirse solas en reservas estructuradas. La primera vez que un correo que antes había que copiar y pegar campo a campo aparece hecho reserva, con su fecha, su vuelo y su pasajero, algo cambia en la cara del operador de turno.
No es casualidad que se note tan pronto. El parser ataca el trabajo más odiado de la oficina, el tecleo repetitivo con hora punta a las 23:00, y lo hace desde el primer día, sin esperar a que el resto de la implantación termine.
Segunda semana: canales y dinero
Con la operación rodando, tocan los canales que no van por correo. Si tienes web propia o partners con sistemas conectables, la API REST recibe sus reservas y devuelve la confirmación automáticamente, que además es lo que los marketplaces premian al ordenar resultados. La guía de integración de reservas recorre las opciones canal a canal.
Y el dinero. Se estrena serie de facturación (numerada, sin huecos y con cada factura generando su asiento al emitirse), se dejan configurados los registros del SII hacia la AEAT y, si trabajas con Uber o Cabify, la conciliación de sus liquidaciones. Esta parte pide algo más de calma que las anteriores, porque un error de configuración fiscal tarda semanas en dar la cara, normalmente en el cierre.
Los días en paralelo, sin edulcorar
Seamos honestos: durante unos días vas a trabajar doble, operando en el sistema viejo y en CUBIO a la vez. Es la parte antipática de cualquier migración y no vamos a disfrazarla. Lo que sí se puede es acortarla con método: compara cada tarde tres cosas concretas (los servicios de mañana coinciden, una factura de prueba sale con los importes exactos, el equipo encuentra lo suyo sin preguntar) y anota lo que falle para corregirlo por la mañana.
El paralelo no es para demostrar que el sistema nuevo funciona. Es para que tú duermas mientras te lo demuestra.
Cuándo apagar el viejo
No hay fecha mágica, hay señales. Un ciclo completo (reserva, servicio, factura, cobro) hecho enteramente en CUBIO sin abrir el sistema antiguo para consultar nada. El equipo entrando solo, sin que nadie les recuerde dónde se mira cada cosa. Y las facturas nuevas saliendo ya de la serie nueva, con su QR verificable en el pie.
Cuando esas señales llevan dos o tres días seguidos apareciendo, el sistema viejo pasa a modo consulta y se acabó. Alargar el paralelo por prudencia infinita también tiene coste; el doble trabajo cansa y el cansancio genera errores en los dos sistemas a la vez.
Si quieres ponerle fecha de inicio a tus dos semanas, cuéntanos cómo es tu operación y te decimos qué día podrías estar mirando tu propia vista de montaje.