Antes de contratar software para tu flota conviene hacer doce preguntas por escrito, porque las respuestas separan a los proveedores que aguantan una inspección de los que solo aguantan una demo. Ninguna es técnica en el fondo; todas van de dinero, de datos y de quién manda sobre qué.
Por qué por escrito
En una demo todo funciona. Está diseñada para eso. Las preguntas incómodas se hacen por email precisamente para que la respuesta quede guardada y puedas volver a ella el día que importe. Un proveedor que se incomoda con el método te está dando ya la primera respuesta.
Las doce preguntas
¿Cómo saco todos mis datos si me voy? Pide el formato exacto, no un "se puede exportar" a secas, y pregunta si tiene coste. Tus reservas, tus clientes y tus facturas son tuyos; la salida debería ser tan fácil como la entrada.
¿Estáis preparados para VeriFactu y qué significa eso exactamente? "Cumplimos normativa" no es una respuesta. Pregunta por registros encadenados, por el QR en la factura y por cómo se verifica. Aquí explicamos qué exige el marco.
¿La numeración de facturas puede tener huecos? Si la respuesta empieza por "bueno...", ya sabes lo que hay. Las series deben ser correlativas y el sistema debería impedirte romperlas por diseño.
¿La conciliación de Uber y Cabify es real o me dais un CSV? Hay mucha "integración" que consiste en descargar un fichero y apañártelas. Conciliar es cruzar cada liquidación contra tus servicios y comisiones, con las diferencias señaladas con nombre e importe.
¿Cada factura genera su asiento contable o la contabilidad va aparte? Si va aparte, alguien la hará a mano, y lo que se hace a mano se descuadra.
¿Cómo entran las reservas de Booking o de mi web? Que te enseñen el recorrido completo sin que nadie teclee. Un email que una persona copia a mano no es una integración, es un becario.
¿Qué pasa con el registro de jornada de mis conductores? Debería registrarse mientras ocurre, desde la app del conductor, en lugar de reconstruirse a fin de mes con memoria y WhatsApp.
¿Puedo decidir quién ve qué? Un conductor no necesita ver la facturación, y un administrativo quizá no deba tocar tarifas. Pregunta si los permisos se ajustan por usuario o si es café para todos.
¿Queda rastro de quién cambió cada cosa? El día que una reserva aparezca con otro precio querrás saber quién fue y cuándo. Sin auditoría de acciones, será palabra contra palabra.
¿El precio publicado es el precio final? Setup, coste por usuario, módulos aparte, permanencia. Pide el total del primer año por escrito, con el detalle que contamos en cuánto cuesta un software de gestión VTC.
¿Cómo migro desde mi sistema actual? Pregunta si hay importador, qué datos entran (¿el histórico también?) y cuánto trabajo te toca a ti. Un "nosotros nos encargamos" sin detalle suele significar lo contrario.
¿Qué pasa con los datos personales si un cliente pide borrarse o si cierro la cuenta? Un RGPD serio incluye poder suprimir datos con certificado de por medio, y no todo el mundo lo ofrece.
Qué hacer con las respuestas
No busques doce respuestas perfectas; fíjate en cómo responde el proveedor. Concreción, plazos, cosas por escrito. Las evasivas en las preguntas 1, 3 y 5 son las más caras a medio plazo, porque afectan a tu dinero y a tu libertad de marcharte.
Por nuestra parte, en CUBIO estas doce nos las sabemos porque nos las han hecho. Algunas tienen respuesta pública: los precios están en cubio.io/pricing y cualquier factura emitida con CUBIO se puede verificar en verify.cubio.io. Las demás las contestamos por email antes de que firmes nada. Mándanos las doce tal cual, por aquí, y compara lo que te llegue con lo que te llegue de otros.