Un software de gestión VTC se cobra normalmente de tres maneras: cuota por vehículo al mes, precio por servicio gestionado o un porcentaje de lo que facturas, y cada modelo reparte el riesgo de forma distinta entre tú y el proveedor. Saber cuál te conviene depende menos del número que aparece en la web y más de cómo es tu operación.
Tres modelos, tres incentivos
La cuota por vehículo es la más previsible: sabes lo que pagas cada mes y solo crece si crece la flota. Funciona bien para operaciones estables, y su trampa es la contraria: con una temporada baja fuerte, pagas lo mismo por coches que trabajan la mitad.
El precio por servicio alinea el coste con la actividad. Meses flojos, factura floja. La otra cara es que a volumen alto se dispara, y castiga justo cuando mejor te va. Antes de firmar, haz la cuenta con tus servicios de agosto, que es cuando duele.
El porcentaje de facturación parece pequeño porque se escribe con un solo dígito. Haz números igualmente: un porcentaje sobre todo lo que facturas, sostenido durante años, suele acabar siendo el modelo más caro de los tres para una flota que funciona. Es, en esencia, un socio que no pone coches.
Lo que no sale en la tarifa
El precio de lista casi nunca es el precio. Pregunta por el alta o setup inicial, por si se cobra por usuario además de por vehículo, por qué módulos van aparte (a veces la facturación o la app del conductor son "extras"), por el coste de conectar tus canales de reservas y por la permanencia. Y pregunta por el precio de salida: exportar tus datos si te vas debería ser gratis y constar por escrito. Tienes una batería más completa en las 12 preguntas incómodas antes de contratar.
Con todo eso delante, el ejercicio correcto es pedir el coste total del primer año y del segundo, en euros y por escrito. Los proveedores serios lo dan sin pestañear.
El coste real se mide en horas de oficina
Aquí está el error más común al comparar: mirar solo la licencia. El coste real de un software es la licencia menos las horas de oficina que elimina, y ese segundo número suele ser mayor que el primero.
Pongamos una flota de 15 coches donde una persona dedica dos horas al día a pasar reservas del email al sistema, y la primera semana de cada mes se va entera en facturar y cuadrar liquidaciones de plataformas. Son fácilmente 60 u 80 horas al mes de trabajo que un sistema como CUBIO hace solo: reservas que entran sin teclear, facturas que nacen contabilizadas, liquidaciones de Uber y Cabify que se cruzan automáticamente contra tus servicios y comisiones. Ponle a esas horas el coste real de la persona que las hace y compara esa cifra con la diferencia de licencia entre dos proveedores. Cambia la conversación por completo.
También funciona al revés: un software barato que no elimina horas es caro, lo mires como lo mires.
Cómo comparar sin marearte
Para poner dos propuestas al lado, pide a cada proveedor lo mismo: coste total del año uno con todo incluido, qué tareas concretas de tu oficina desaparecen, y una demo con un día tuyo real en pantalla, no con datos de laboratorio. Con esas tres piezas la decisión suele caerse por su propio peso.
En CUBIO jugamos con las cartas boca arriba: los precios son netos y están publicados en cubio.io/pricing, sin llamada comercial obligatoria para conocerlos. No los repetimos aquí porque pueden cambiar y este artículo no, pero el criterio para juzgarlos es exactamente el de arriba: mira cuántas horas de tu oficina se lleva CUBIO por delante y haz la resta. Si quieres hacer esa cuenta con tu operación encima de la mesa, escríbenos y la hacemos contigo.