Un gasto de flota bien gestionado viaja del ticket de gasolina al asiento contable sin escalas manuales: se registra ligado a su vehículo o a su servicio y se contabiliza automáticamente, que es como lo trata CUBIO.
La versión artesanal la conocemos todos. Una caja, física o digital, da igual, donde se acumulan tickets de combustible, peajes, lavados, un parking del aeropuerto, la rueda que reventó en la AP-7. A fin de mes alguien los pica en una hoja, a fin de trimestre la gestoría pregunta por tres que no cuadran y el margen real de la flota sigue siendo una intuición.
Lo que cuesta la caja de zapatos
El coste evidente son las horas de picar tickets. El coste serio es otro: sin gastos atados a nada, no hay manera de saber qué vehículo te sale caro ni qué servicio te dejó dinero de verdad.
Pongamos un transfer desde PMI al norte de la isla facturado a 145,00 €. Suena bien hasta que le restas el combustible del día, el peaje del túnel, el lavado de después y la espera que hubo que pagar. Si esos gastos viven en una caja sin etiquetar, el transfer parece rentable por defecto. Todos los servicios lo parecen, hasta que deja de parecerlo la empresa entera.
Cada gasto, con matrícula o con servicio
El primer cambio de método es registrar cada gasto atado a algo concreto: este ticket de gasoil es de este vehículo, esta tasa de aparcamiento es de este servicio. En CUBIO los gastos se gestionan así, vinculados a la operación que los produjo, de modo que la pregunta de cuánto costó realmente un servicio se responde con datos.
Con los gastos bien atados aparecen las comparaciones útiles: el consumo de un vehículo contra el de su gemelo, lo que se lleva el combustible en una ruta concreta, el peso de los peajes en los transfers largos. Nada de esto exige análisis sofisticado. Exige que el dato exista y esté en su sitio.
Del registro al asiento, sin segunda jornada
El segundo cambio es que el gasto registrado se contabilice solo. En CUBIO cada gasto lleva su contabilización dentro del mismo circuito de partida doble que las facturas, y cada asiento queda trazado hasta su documento de origen: el botón "Ver asientos" está ahí para comprobarlo cuando quieras. La contabilidad deja de ser una segunda jornada de oficina que reconstruye lo que la primera ya sabía.
Y como la gestoría sigue existiendo, la exportación a A3, Holded y Sage sale sin re-teclear, con un portal específico para que tu asesoría trabaje directamente sobre los datos. Los tres tickets que no cuadraban dejan de ser un email de ida y vuelta cada trimestre.
El margen deja de ser una intuición
Cuando los ingresos ya nacen contabilizados, porque cada factura de CUBIO genera su asiento al emitirse, y los gastos entran por el mismo carril, el margen por servicio, por vehículo o por canal pasa a ser una consulta en lugar de un proyecto de fin de semana. Es la misma lógica que aplicamos a las liquidaciones de Uber y Cabify: el dinero se entiende cuando cada movimiento está atado a su origen.
El efectivo de los conductores, por cierto, merece capítulo propio; lo tienes en el post sobre control de efectivo. Y el circuito de facturación completo, con series sin huecos y asientos generados al emitir, está descrito en cubio.io/features/facturacion.
Un ejercicio para esta semana: elige tu vehículo más veterano y tu servicio más habitual, e intenta calcular el margen real de cada uno con lo que tienes hoy. Si tardas más de diez minutos, el problema no es la calculadora. En una demo te enseñamos ese mismo cálculo saliendo solo: cubio.io/contacto.